Adjoint(e) administratif de direction

La personne titulaire du poste sera principalement responsable d’offrir un support administratif à la présidente et directrice générale ainsi qu’à l’équipe de direction. Outre la gestion de l’agenda de la présidente et directrice générale, elle offrira, entre autres, un support pour les différents comités, dont les rencontres du conseil d’administration et ses sous-comités ainsi que la préparation de correspondances pour l’équipe de direction. Finalement, elle effectuera des remplacements à la réception de façon régulière et apportera un support administratif pour le traitement des dons reçus en personne et par téléphone lors de ces remplacements.

Responsabilités principales

• Assurer la gestion de l’agenda de la Présidente et directrice générale, en coordonnant et assurant le suivi des demandes de rencontres et autres activités;
• Assister la Présidente et directrice générale dans la rédaction et/ou la révision de lettres pour des grands donateurs et autres partenaires d’affaires;
• Assurer un support administratif pour la préparation des rencontres avec le conseil d’administration et autres comités;
• Supporter l’équipe de direction de la Fondation dans certains aspects de l’organisation de leur travail, dans l’organisation de réunions, dans la production de présentations et de rapports ou dans certains projets spéciaux;
• Effectuer du travail général de bureau et de secrétariat. Préparer la correspondance et les différents documents avec les logiciels Word ou Power Point;
• Répondre aux appels entrants, accueillir les visiteurs incluant le traitement des dons à la réception et effectuer diverses tâches administratives lorsque l’adjoint administratif à la réception est absent ou en pause.

Formation et expérience

• Diplôme en secrétariat, bureautique ou autre formation pertinente;
• Expérience minimale de 7 ans dans un rôle similaire auprès d’une équipe de direction;
• Expérience dans le domaine philanthropique et de la santé (un atout).

Compétences et habiletés professionnelles

• Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs demandes simultanément;
• Capacité à prioriser les demandes;
• Excellentes compétences en rédaction et en révision de lettres personnalisées et de présentations;
• Capacité de communiquer tant à l’oral comme à l’écrit en Français et en Anglais;
• Excellentes habiletés relationnelles et entregent;
• Professionnalisme et sens politique;
• Autonomie et capacité à travailler avec un minimum de supervision;
• Excellentes connaissances informatique et de la suite Microsoft Office 365 (Word, Power Point, Excel, Outlook). 

Conditions d’emploi

• Temps partiel, 21 heures/semaine;
• Flexibilité d’horaire, idéalement effectuer les heures sur 4 jours par semaine;
• Assurances collectives;
• REER avec contribution de l’employeur;
• Entrée en fonction : dès que possible.

Merci de faire parvenir votre candidature cv@fondationhgm.com

Nous vous remercions de votre intérêt pour le poste et la Fondation, veuillez noter que seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.