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Organiser un événement

Chaque année, des membres de la communauté, d’anciens patients ainsi que leur famille et leurs amis, se réunissent pour amasser des fonds destinés à la Fondation de l’Hôpital général de Montréal. Ces événements de financement prennent plusieurs formes : tournois de golf, compétitions de cross fit, galas, spectacles d’humour et même, concerts rock !


Les événements communautaires permettent à la fois de sensibiliser la population et d’amasser des sommes considérables qui permettent à l’Hôpital général de Montréal de maintenir et d’améliorer ses services à la communauté, de financer la recherche et d’investir dans l’excellence médicale.

Votre implication peut faire toute la différence !

Merci de votre intérêt pour l’organisation d’un événement visant à soutenir la Fondation de l’Hôpital général de Montréal. Nous sommes impatients de travailler avec vous tout au long du processus de planification de cet événement. Pour vous guider, nous avons dressé la liste des différentes façons dont nous appuyons les événements communautaires.

Une fois votre événement approuvé, la Fondation de l’Hôpital général de Montréal peut vous aider par les moyens suivants :

• Affichage de votre événement dans notre calendrier d’événements
• Promotion de votre événement sur notre site Web et sur celui du CUSM
• Lettre de soutien délivrée par la Fondation de l’Hôpital général de Montréal pour confirmer l’authenticité de votre événement
• Conseils sur la planification d’événements
• Communications hebdomadaires continues
• Formulaires de don
• Utilisation du logo de la Fondation de l’Hôpital général de Montréal*
• Délivrance de reçus d’impôt pour don de bienfaisance**

* Veuillez noter que le coordonnateur de la Fondation de l’HGM doit approuver au préalable toute utilisation de son nom/son logo.

** Conformément aux lignes directrices de l’Agence du revenu du Canada, lorsqu’un organisme de bienfaisance enregistré estime qu’un don lui a été versé, il doit déterminer le montant admissible de ce don, afin de remettre un reçu officiel de don. Les dépenses associées à l’événement auront un impact sur la portion du don pouvant faire l’objet d’un reçu. Veuillez ne pas promettre de montants pour les reçus avant que les bons calculs aient été approuvés par la Fondation.

Une fois que votre événement a été approuvé, il est temps de vous amuser avec le processus de planification. Vous trouverez ci-dessous, une liste de vérification pour démarrer.

1. Choisir le type d’événement que vous voulez organiser

Nous sommes parfois très occupés par notre quotidien : les jours, les semaines et même les mois défilent à une vitesse effrénée. Organiser un événement qui soit une réussite nécessite du temps libre, du dévouement et une bonne planification. Si vous lisez cette page, vous avez sans doute déjà une idée d’événement. Qu’il s’agisse d’un souper, d’un événement sportif, d’un spectacle d’humour – pour n’en nommer que quelques-uns –, pensez à des moyens de susciter l’intérêt des participants et le vôtre. Si vous êtes toujours incertain du type d’événement que vous souhaitez organiser, rassemblez quelques amis et formez un comité de planification afin de laisser libre cours à votre créativité ! Motivez-vous les uns les autres et tirez parti des compétences de chacun. Il est beaucoup plus gratifiant de travailler en équipe avec des personnes qui possèdent des forces différentes.

2. Déterminer la date et le lieu de l’événement

Planifier un événement demande du temps; il est toujours judicieux de surestimer le temps qu’il vous faudra pour planifier votre événement, au cas où vous devriez changer certains détails mineurs. Le choix du lieu est tout aussi important que la date de l’événement. L’endroit doit être aisément accessible pour vos invités et, idéalement, il doit être facile de se stationner à proximité.

3. Définir vos objectifs

Tous les événements doivent reposer sur des objectifs financiers réalistes. Il est important d’établir un budget lors des premières étapes de la planification. Dans le cas 5 des événements de financement, on doit réduire les dépenses au minimum pour faire en sorte que tous les profits aillent directement à la cause. Notre document Événements organisés par un tiers – Directives et formulaire d’autorisation vous guidera pour assurer la réussite de votre collecte de fonds. Selon l’Agence du revenu du Canada, les dépenses ne doivent pas dépasser 50 % des revenus totaux. Veuillez noter que vous êtes responsable des coûts liés à votre événement.

4. Soumettre le document Événements organisés par un tiers – Directives et formulaire d’autorisation

Une fois l’idée du type d’événement que vous voulez organiser trouvée, nous vous demandons de remplir ce document et de le retourner à l’adresse info@mghfoundation.com ou par télécopieur ou par la poste. Après avoir reçu le document, le coordonnateur d’événements de la Fondation de l’HGM examinera votre proposition dans un délai de cinq jours ouvrables pour discuter des détails de votre événement. Veuillez noter que pour que votre événement soit reconnu comme un événement de financement pour la Fondation de l’Hôpital général de Montréal, il doit d’abord être approuvé.

5. Commandite

Les commandites d’entreprises constituent un bon moyen de générer des revenus pour votre événement de financement, et peuvent aider à couvrir certains coûts. Les entreprises offrent habituellement ce type de soutien financier en échange de visibilité lors de la promotion de votre événement. Pour attirer des commanditaires potentiels, réfléchissez à des trousses ou des dossiers et au type de reconnaissance que vous pourriez leur offrir. En règle générale, essayez d’aborder les entreprises dont la mission est liée à votre cause ou au département pour lequel vous amassez des fonds. Veuillez communiquer avec votre représentant de la Fondation de l’HGM pour obtenir de l’information ou de l’aide concernant cette étape.

6. Promotion

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, il existe d’innombrables canaux pour faire la promotion de votre événement : Facebook, où vous pouvez créer un événement et inviter vos amis, Instagram, où vous pouvez télécharger des photos de votre dépliant en insérant une description de votre événement, et même Twitter, qui vous permet d’envoyer de courts rappels et messages à vos abonnés et de tweeter avec des stations de télévision ou de radio locales pour obtenir une couverture médiatique. Les médias sociaux sont de puissants outils. En outre, votre stratégie de promotion hors ligne est tout aussi importante. Faites directement passer le mot aux amis, collègues et membres de votre famille qui peuvent vous aider dans vos efforts de promotion. Le coordonnateur d’événements de la Fondation de l’HGM restera en communication constante avec vous tout au long de la planification de votre événement. Si jamais vous éprouvez des difficultés dans la promotion de votre événement, n’hésitez pas à contacter votre représentant de la Fondation de l’HGM.

La Fondation de l’Hôpital général de Montréal est un organisme de bienfaisance enregistré. Elle doit respecter toutes les règles établies par l’Agence du revenu du Canada, conformément à la loi et afin de protéger son statut d’organisme de bienfaisance enregistré.

Il est impératif que vous compreniez les règles sur les reçus d’impôts avant d’organiser votre événement. Il est tout aussi important de ne pas promettre à vos commanditaires des montants pour leurs reçus avant une confirmation de votre représentant de la Fondation de l’HGM. Selon l’Agence du revenu du Canada, pour qu’un organisme puisse délivrer un reçu officiel de don, tout avantage doit normalement être déduit de la juste valeur marchande du don; c’est ce qu’on appelle les reçus de dons pour une partie de la valeur. La remise de reçus d’impôt peut parfois constituer la tâche la plus longue et compliquée dans le processus d’organisation de l’événement. Pour nous assurer de respecter les exigences de l’ARC, nous nous occuperons de cette tâche et veillerons à ce que les variables et les calculs appropriés soient pris en considération. Pour plus d’information sur le processus de reçus de dons, veuillez contacter votre représentant de la Fondation de l’HGM ou consulter les lignes directrices sur la remise de reçus de l’Agence du revenu du Canada, disponibles en ligne.

Personnes

Les personnes qui répondent aux critères suivants sont admissibles à un reçu aux fins de l’impôt :
• Le don a été fait par le donateur; nous ne pouvons remettre de reçu d’impôt à personne d’autre qu’au vrai donateur.
• Le nom complet et l’adresse du donateur, incluant son code postal, son numéro de téléphone et son courriel, doivent être envoyés avec le don.
• Dans le cas d’achat de billets pour un événement (gala, spectacle, événement sportif, etc.), seule une portion du montant payé peut faire l’objet d’un reçu d’impôt si des avantages sont reçus. Les calculs seront déterminés par votre représentant de la Fondation de l’HGM.
• Veuillez noter que nous ne pouvons pas remettre de reçus d’impôt pour les billets de tirage, car la chance de gagner un prix en échange de l’argent donné a une valeur.
• Si un signataire remet un chèque pour la vente de billets à plusieurs personnes, l’émetteur du chèque doit fournir une déclaration écrite comprenant les noms des donateurs, ainsi que leur adresse et le montant de leur don.

Entreprises

Les entreprises peuvent appuyer votre événement de plusieurs façons :
• Dons et promesses de don : les contributions des entreprises sont considérées comme déductibles en tant que dépenses promotionnelles d’entreprise. Aucun reçu d’impôt n’est requis; la Fondation de l’HGM peut fournir une lettre de confirmation pour la juste valeur marchande du don.
• Commandites : à titre de commanditaire, l’entreprise reçoit des avantages sous forme de reconnaissance et de publicité. Puisqu’elle reçoit un avantage en échange de son soutien, nous ne pouvons remettre de reçu d’impôt. Nous pouvons néanmoins lui remettre une lettre de confirmation de don, qu’elle peut utiliser pour déduire sa contribution à titre de dépense.
• Dons de biens figurant dans l’inventaire ou dons en nature : la Fondation de l’Hôpital général de Montréal peut remettre au donateur un reçu pour son don en nature, qui indique la juste valeur marchande du bien donné pour votre événement. De cette façon, le donateur ne perd pas l’avantage fiscal associé au transfert de biens. Veuillez noter que certaines situations doivent être validées avant la confirmation du montant du reçu.
• Dons de services : des reçus d’impôt ne peuvent être remis pour les services fournis par une entreprise, qu’il s’agisse de services personnels, professionnels ou juridiques.

Les fonds amassés profiteront directement aux patients, qui ont besoin de votre aide. Pour cette raison, nous demandons que les fonds soient versés dans les 30 jours suivant votre événement. Ils pourront ainsi être immédiatement utilisés par les départements respectifs. Cela nous permet également de remettre les reçus d’impôt appropriés (s’il y a lieu) à vos donateurs dans les meilleurs délais. Veuillez noter que les reçus officiels pour dons de bienfaisance datés de l’année de votre événement ne peuvent être émis que si tous les fonds et toute l’information sont reçus avant le 31 décembre de cette année.

Les fonds peuvent être versés en personne ou par la poste.

Par la poste (chèque seulement)*

La Fondation de l’Hôpital général de Montréal
1650, avenue Cedar Bureau E6-129
Montréal (Québec) H3G 1A4

*Les chèques envoyés par un seul signataire doivent être accompagnés d’une déclaration écrite comprenant les noms et l’adresse des donateurs, ainsi que le montant de leurs dons.

En personne

Pour une remise en personne, veuillez prendre rendez-vous avec le coordonnateur des événements. Profitez de l’occasion pour prendre une photo avec le « grand chèque » et le personnel de la Fondation de l’HGM et envoyez-la aux commanditaires de votre événement!

Au nom des patients actuels, passés et futurs de l’Hôpital général de Montréal, nous vous remercions pour votre contribution grâce à cet événement communautaire. Nous savons que vos commanditaires et vous y avez mis du temps, de la patience et de nombreux efforts. Ensemble, vous faites toute la différence dans la vie de nos patients, qui ont besoin de vous. De plus, vous nous aidez à mener de nouvelles recherches, et à rehausser ainsi l’excellence de nos services aux patients. Nous vous demandons également de transmettre nos remerciements aux participants qui ont appuyé votre événement. La reconnaissance de leur contribution est une étape importante dans l’organisation d’événements; dites-leur à quel point leur soutien est précieux et profitez de l’occasion pour les informer des fonds amassés et des détails sur l’événement de l’année prochaine.

Merci encore, nous sommes impatients de collaborer à nouveau avec vous à l’avenir.